Privacyverklaring

  1. Inleiding HuneBouw Privacyverklaring
  2. Categorieën persoonsgegevens
  3. Grondslag en doelen voor gegevensverwerking
  4. Periode van opslag
  5. Ontvangers van persoonsgegevens
  6. Beveiliging
  7. Uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens
    1. Recht op inzage (artikel 15 AVG)
    2. Recht op rectificatie (artikel 16 AVG)
    3. Recht op overdracht van gegevens (artikel 20 AVG)
    4. Recht op het wissen van gegevens (artikel 17 AVG)
    5. Recht op het indienen van een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens
    6. Recht op stop van gegevensverbruik, bezwaar (artikel 21 AVG)
  8. Plichten

1. Inleiding HuneBouw Privacyverklaring

Wij zijn HuneBouw, een veelzijdige, innovatieve en flexibele dienstverlener in de noordelijke bouwsector. Als zelfstandige, flexibel ingestelde middelgrote bouwonderneming vervullen we een proactieve rol als uitvoerder van bouwprojecten. Daar wij reeds meer dan 200 jaar bestaan zijn wij een bekende en vertrouwde onderneming in de noordelijke bouwwereld. Wij hechten aan duurzaamheid, een nuchtere inslag, betrouwbaarheid en ook transparantie. In het kader van transparantie hebben wij dan ook gekozen voor een heldere privacyverklaring. Let op: op: het document is uitgebreid, maar dat betekent niet dat wij op grote schaal gegevens verwerken. Met de uitgebreide uitleg hopen wij u zoveel mogelijk inzicht te bieden in onze werkwijze!

HuneBouw respecteert de privacy van alle gebruikers van haar website en draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die u ons verschaft, vertrouwelijk wordt behandeld. Van tijd tot tijd kan het nodig zijn deze privacyverklaring te wijzigen. Wij zullen u in dat geval een nieuwe versie van de privacyverklaring doen toekomen. De meest recente versie van onze privacyverklaring is te allen tijde beschikbaar op onze website.

Alle artikelen in deze privacyverklaring zijn opgesteld met de geldende Algemene Verordening Gegevensbescherming (de AVG) in het achterhoofd. Deze Europese privacywetgeving is sinds 25 mei 2018 van toepassing in Nederland en de overige EU lidstaten. Internationaal staat deze wetgeving bekend als de General Data Protection Regulation (GDPR).

Heeft u twijfels of vragen over de verwerking van gegevens door HuneBouw? Neem dan gerust contact op via de onderstaande gegevens.
privacy@hunebouw.nl
0528 - 22 70 70
Stephensonstraat 3 | 7903 AS | Hoogeveen
Postbus 170 I 7900 AD I Hoogeveen
KvK Nr. 04023966

2. Categorieën persoonsgegevens

Om onze bezoekers, klanten en partners zo goed mogelijk te kunnen ondersteunen, is het voor ons noodzakelijk om bepaalde gegevens te verzamelen verwerken, waaronder persoonsgegevens. Persoonsgegevens zijn gegevens die te herleiden zijn tot een natuurlijk persoon. De persoonsgegevens die wij (over het algemeen) verwerken zijn:

  • Voor- en achternaam;
  • (Bedrijfs-)adres;
  • Bankgegevens;
  • (Persoonlijk) e-mailadres (let op: op grond van de AVG kan het zijn dat bepaalde bedrijfse-mailadressen worden aangemerkt als persoonlijk e-mailadres. Denk aan het e-mailadres janssen@bedrijf.nl).

In het kader van HuneBouw gebruiken wij onder andere persoonsgegevens die wij verzameld hebben via onze website. Wij verwerken en bewaren uitsluitend gegevens die rechtstreeks aan ons zijn verstrekt, of waarvan bij opgave ondubbelzinnig is gebleken dat ze worden opgegeven voor verwerking door HuneBouw.

3. Grondslag en doelen voor gegevensverwerking

Op grond van de AVG wetgeving zijn wij verplicht rechtmatige grondslagen te hebben voor het verwerken van persoonsgegevens. In het geval van HuneBouw zijn deze grondslagen (in algemene zin) als volgt te definiëren: het verwerken van persoonsgegevens op basis van toestemming, het uitvoeren van een overeenkomst of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Eveneens conform AVG, omschrijven wij duidelijk voor welke ‘verwerkingsdoeleinden’ de persoonsgegevens bestemd zijn. Wat zijn dan precies ‘verwerkingsdoeleinden’? Dit zijn de doelen, ook wel de redenen, waarvoor persoonsgegevens worden verzameld.

Hieronder geven wij aan voor welke verwerkingsdoeleinden HuneBouw uw persoonsgegevens verzamelt. Steeds geven we uitleg over de gegevens die gebruikt worden voor dit doel en wat de juridische grondslag is. De bewaartermijnen van deze gegevens worden vervolgens beschreven onder 4, Periode van opslag.

Volledigheidshalve: Wanneer u persoonsgegevens aan ons verstrekt van iemand anders dan uzelf, bijvoorbeeld van de juridisch vertegenwoordiger van het bedrijf waarvoor u werkt of van collega’s, verzoeken wij u om aan die persoon een kopie van deze privacyverklaring te verstrekken voordat u zijn/haar persoonsgegevens aan HuneBouw doorgeeft.

Hieronder worden de verwerkingsdoelen steeds weergegeven onder een categorie. Direct vragen over de verwerkingsdoelen? Neem dan contact met ons op via privacy@hunebouw.nl.

  1. (Financiële) administratie

    Voor HuneBouw is het noodzakelijk bepaalde persoonsgegevens te registreren (en te bewaren) in het kader van de AVG wetgeving. Hierbij gaat het onder andere om uittreksels van de KvK (inschrijvingsnummer, naam, adres, woonplaats, namen bestuurders). Bij overeenkomsten voor de G-rekening gaat het daarbij om naam, adres, woonplaats en bankrekeningnummer. Bij particuliere klanten gaat het daarbij om naam, adres, woonplaats, mailadres, koop- aanneemovereenkomst en eventueel sofinummers.

    De grondslagen voor de administratieve verwerkingsdoelen: uitvoering van de overeenkomst (in geval de overeenkomst is gesloten met een betrokkene zelf), wettelijke verplichtingen (denk hierbij aan fiscale plichten en andersoortige bewaarplichten) en ook ons gerechtvaardigd belang. Hierbij gaat het om het effectief uitvoeren van diensten, het behartigen van onze belangen, het voorkomen of optreden in juridische procedures en interne administratieve doeleinden.

  2. Contact opnemen

    Laat u gegevens bij ons achter omdat u bijvoorbeeld een contactformulier hebt ingevuld, of een e-mail hebt gestuurd? Dan bewaren wij deze gegevens zodat wij u kunnen benaderen. Hierbij ligt de focus uiteraard op correcte afhandeling; waarbij wij u nimmer tot last zijn (met ongevraagde benaderingen). De grondslagen voor verwerking in dit kader: ons gerechtvaardigd belang: wij dienen met u te kunnen communiceren om vragen, klachten, of verzoeken te kunnen behandelen/opvolgen.

  3. Relatiebeheer

    Voor dit verwerkingsdoel verzamelen wij de volgende gegevens: Naam, E-mailadres, Telefoonnummer, KVK-nummer, vestigingsadres. In enkele gevallen verwerken wij gegevens in het kader van tevredenheidsonderzoeken (naam, email adres).
    De grondslagen voor verwerking in het kader van dit doel: Uitvoering van de overeenkomst of (indien de klant een zakelijke klant betreft) ons gerechtvaardigd belang (het kunnen initiëren, onderhouden en bijhouden van de klantrelatie en om de bijbehorende administratie, correspondentie en relatiebeheeractiviteiten te kunnen verrichten).

  4. Klachtenprocedure

    Bij HuneBouw hechten we belang aan stabiele en kwalitatieve dienstverlening. Heeft u klachten? Dan horen wij hier graag over. Op deze manier kunnen we uiteindelijk onze dienstverlening weer verbeteren, waarmee de grondslagen voor dit verwerkingsdoel zowel liggen in ons gerechtvaardigd belang, maar ook het uitvoeren van de overeenkomst (middels klachtenverwerking kunnen wij immers tekortkomingen in de nakoming van de overeenkomst voorkomen of verhelpen). Wij verzamelen in dit kader naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres.

  5. Opleveringsbrieven

    Ook voor opleveringsbrieven verwerken wij bepaalde persoonsgegevens. Hierbij gaat het om naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres. De grondslagen voor dit verwerkingsdoel: gerechtvaardigd belang en ook uitvoering van de overeenkomst.

  6. (Koop)aannemingsovereenkomst

    Voor het verwerkingsdoel (koop)aannemingsovereenkomsten verwerken wij de volgende gegevens: naam, adres, woonplaats, geboortedatum, e-mailadres en ook legitimatietype/-nummer. De grondslagen voor dit verwerkingsdoel: uitvoering van de overeenkomst, gerechtvaardigd belang en een wettelijke plicht (het laatste in het geval van het verkopen van een woning).

  7. Mandagenregister (t.b.v. bonaanvraag voor termijn/factuur)

    Voor dit verwerkingsdoel verwerken wij naam, geboortedatum en BSN-nummer. De grondslagen voor dit verwerkingsdoel: gerechtvaardigd belang, uitvoering van de overeenkomst en ook een wettelijke plicht (lees hierover meer in de Wet Ketenaansprakelijkheid).

  8. Woningborg certificaat

    In het kader van werkzaamheden voor particulieren, verwerken wij gegevens die verstrekt worden aan het certificeringsbureau Woningborg. Deze organisatie behartigt daarbij de belangen van de particuliere klant. De grondslagen: onder andere de wettelijke plicht: Woningborg staat in het kader van de Wet op het financieel toezicht. Daarbij ook als grondslag uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang: onze conformiteit aan Woningborg verbetert in alle opzichten onze betrouwbaarheid van dienstverlening voor particulieren.

  9. Woningborg proces verbaal van oplevering

    Hiervoor geldt dezelfde informatie als aangegeven onder 8.

  10. Cookies, geplaatst via https://hunebouw.nl

    Wettelijke conformiteit is voor ons belangrijk. Zo zorgen we dat we voldoen aan de AVG eisen. Daarnaast leven we ook de Cookiewet (Telecommunicatiewet artikel 11.7A). Daarom hebben we de cookieverklaring apart opgesteld: lees onze cookieverklaring voor meer informatie. Hierin geven wij eveneens duidelijke informatie over ons gebruik van Google Analytics.

Periode van opslag

Voor alle verwerkingsdoelen die hierboven zijn beschreven, gelden ook opslagtermijnen. Het is immers prettig om precies te weten voor welke periode wij beschikken over bepaalde gegeven, voordat deze gegevens verwijderd worden. Per verwerkingsdoel geven we hieronder weer wat de opslagperiode is:

  1. Financiële administratie

    Gegevens in het kader van financiële administratie bewaren wij (digitaal en als papieren versies) maximaal 8 jaar. Hierbij houden wij onder andere rekening met de bewaarplichten vanuit De Belastingdienst.

  2. Contact opnemen

    Indien er geen relevante overeenkomsten, samenwerkingen of afspraken volgen uit ons contact met u (uw bedrijf); blijven de gegevens die verzameld werden voor dit doel maximaal 2 jaar bewaard.

  3. Relatiebeheer

    Gegevens in het kader van relatiebeheer worden in ieder geval bewaard voor de duur waarin wij met u samenwerken. Na afronding werkzaamheden, blijven gegevens maximaal 5 jaar bewaard (hierbij houden wij rekening met het eventueel later starten van een hernieuwde samenwerking).

  4. 4Klachtenprocedure

    De gegevens die verzameld worden bij klachtenprocedures bewaren wij digitaal en fysiek. Deze worden uiterlijk 8 jaar bewaard.

  5. Opleveringsbrieven

    Ook voor opleveringsbrieven geldt een bewaartermijn van maximaal 8 jaar.

  6. (Koop)aannemingsovereenkomst

    De (koop)aannemingsovereenkomsten worden onbeperkt bewaard.

  7. Mandagenregister (t.b.v. bonaanvraag voor termijn/factuur)

    Voor dit verwerkingsdoel geldt een onbeperkte bewaartermijn.

  8. Woningborg certificaat

    Voor dit verwerkingsdoel geldt een onbeperkte bewaartermijn.

  9. Woningborg proces verbaal van oplevering

    Voor dit verwerkingsdoel geldt een onbeperkte bewaartermijn.

  10. Cookies, geplaatst via https://hunebouw.nl

    Wettelijke conformiteit is voor ons belangrijk. Zo zorgen we dat we voldoen aan de AVG eisen. Daarnaast leven we ook de Cookiewet (Telecommunicatiewet artikel 11.7A). Daarom hebben we de cookieverklaring apart opgesteld: lees onze cookieverklaring voor meer informatie. Hierin geven wij eveneens duidelijke informatie over ons gebruik van Google Analytics.

Ontvangers van persoonsgegevens

In sommige gevallen zijn wij (wettelijk) verplicht om bepaalde persoonsgegevens met derden te delen. Bijvoorbeeld als wij betrokken zijn bij een juridische procedure, een wettelijke verplichting moeten naleven, gehoor moeten geven aan een rechterlijke uitspraak of aan instructies van een overheidsinstantie (zoals de Autoriteit Persoonsgegevens); en ook ter uitvoering van overeenkomsten. Ook delen wij gegevens met derde partijen om onze dienstverlening te optimaliseren. Hieronder een overzicht van ontvangers van persoonsgegevens:

  • Boekhouder/Accountant

    Voor onze financiële administratie maken wij gebruik van een externe partij.

  • Bedrijf voor loonadministratie

    Voor de loonadministratie van onze medewerkers maken wij gebruik van de dienstverlening van een externe partij.

  • Webdesigner

    Onze webdesigner heeft toegang tot de back-end van onze website. Dat betekent dat zij inzicht kunnen hebben in bepaalde gegevens die via de website verzameld worden.

  • Woningborg

    Met betrekking tot Woningborg leest u meer onder artikel 3.8 van deze privacyverklaring (onder titel Woningborg certificaat).

Waar dit op grond van de AVG verplicht is, hebben wij met de betreffende ontvanger een verwerkersovereenkomst gesloten. Wij nemen onze rol als verwerkingsverantwoordelijke serieus en zien hier te allen tijde op toe. Uw persoonsgegevens blijven te allen tijde binnen de Europese Economische Ruimte.
Volledigheidshalve: vergunningaanvragen voor bouw doen wij vrijwel niet zelf. Dit betekent dat de betreffende Gemeentes (op grond waarvan wij bouwen) geen gegevens via ons ontvangen.

Beveiliging

Het inzien van persoonsgegevens is alleen mogelijk voor degenen die hiertoe bevoegd zijn binnen HuneBouw. Persoonsgegevens, zowel digitaal als fysiek, worden te allen tijde streng beveiligd.

HuneBouw neemt strenge maatregelen in acht bij het beschermen van uw persoonsgegeven. Zowel digitaal als op fysieke wijze. Zo zijn al onze apparaten beveiligd met een wachtwoord en/of vingerafdrukscan en/of gezichtsherkenning. Hierbij gaat het om apparaten als (mobiele) telefoons, laptops, tablets en computers. Tevens zijn USB sticks waarmee informatie wordt vervoerd beveiligd.

Voor de website of digitale toegezonden gegevens maakt HuneBouw gebruik van Firewalls, virusscanners en een periodieke back-up. Uiteraard worden bij de back-up geen gegevens meegenomen waarvan de bewaartermijn verlopen is. Wachtwoorden voor systemen worden periodiek gewijzigd en e-mails worden periodiek opgeschoond.

Voor fysieke gegevens worden deze in een afgesloten archiefkast, binnen een afgesloten kantoor bewaard. Het pand waarin het kantoor zich bevindt is tevens voorzien van een alarm installatie.

Uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens

Hieronder worden de rechten weergegeven waarvan u gebruik kunt maken met betrekking tot jouw persoonsgegevens. Hierbij geven wij zo gedetailleerd mogelijk aan op welke wijze gebruik kan worden gemaakt van het betreffende recht.

  1. Recht op inzage (artikel 15 AVG)

    U heeft altijd het recht om de door HuneBouw verwerkte en opgeslagen gegevens in te zien. Om gebruik te maken van dit recht kunt u een mail sturen aan privacy@hunebouw.nl.

  2. Recht op rectificatie (artikel 16 AVG)

    Indien de door HuneBouw bewaarde gegevens onjuist blijken, heeft u het recht om deze gegevens te laten rectificeren. HuneBouw zal dan de huidige incorrecte gegevens vervangen met de juiste gegevens.

  3. Recht op overdracht van gegevens (artikel 20 AVG)

    U hebt het recht om persoonsgegevens te laten overdragen door HuneBouw aan een soortgelijke partij. Hiermee wordt bedoeld een partij die grofweg dezelfde diensten aanbiedt en uitvoert als HuneBouw.

  4. Recht op het wissen van gegevens (artikel 17 AVG)

    In bepaalde gevallen kunt u aan HuneBouw verzoeken om gegevens te laten verwijderen. Hiertoe heeft u de mogelijkheid met het recht op vergetelheid. Hieronder treft u een lijst met situaties waarin HuneBouw uw gegevens dient te verwijderen:

    • Indien de door HuneBouw verwerkte gegevens niet meer nodig zijn voor het verwerkingsdoel.
    • Indien de toestemming voor het gebruik van de persoonsgegevens door u wordt ingetrokken. Bijvoorbeeld door middel van de ‘uitschrijf button’ op de HuneBouw nieuwsbrief.
    • Indien u bezwaar maakt tegen de verwerking van uw gegevens. In geval van direct marketing heeft u altijd een absoluut recht om bezwaar aan te tekenen. Op het moment dat uw belangen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens zwaarder wegen dan die van HuneBouw, heeft u een relatief recht. Het wissen van de gegevens zal dan alleen geschieden indien aangetoond is dat uw belangen
    • Indien HuneBouw gegevens onrechtmatig verwerkt, heeft u een directe mogelijkheid om de gegevens door HuneBouw te laten verwijderen. Dit is bijvoorbeeld het geval indien er geen wettelijke grondslag is voor de verwerking van persoonsgegevens.
    • Indien er een wettelijk bewaartermijn is overschreden is HuneBouw verplicht om de verwerkte persoonsgegevens te verwijderen.
    • Indien u als betrokkene jonger bent dan 16 jaar en voor de verwerking van de persoonsgegevens geen toestemming van een ouder dan wel voogd is toegekend. In dit geval zal HuneBouw onmiddellijk uw persoonsgegevens verwijderen.

    Het is mogelijk dat er uitzonderingen zijn op het recht op vergetelheid. Voor meer informatie kunt u de volgende pagina raadplegen.

  5. Recht op het indienen van een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens

    Op het moment dat u van mening bent dat HuneBouw niet op een gedegen wijze omgaat met uw persoonsgegevens, heeft u altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit kunt u doen via deze link. De Autoriteit Persoonsgegevens zal uw klacht verder afhandelen.

  6. Recht op stop van gegevensverbruik, bezwaar (artikel 21 AVG)

    U hebt te allen tijde het recht bezwaar aan te tekenen m.b.t. gegevensverwerking. Zeker in het geval van ‘direct marketing’.

    Verder wijzen we je op de volgende rechten:

    • Recht van beperking van (een deel van) de verwerking: onder voorwaarden heeft u het recht om van HuneBouw de beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens te verkrijgen. Dit houdt kortgezegd in dat HuneBouw de verwerking van de gegevens tijdelijk “bevriest”.
      U kunt dit recht inroepen in vier situaties:
      1. in afwachting van de beoordeling van een correctieverzoek,
      2. indien gegevens eigenlijk gewist zouden moeten worden maar u geen verwijdering wenst,
      3. indien HuneBouw de gegevens niet langer nodig heeft terwijl deze nog wel nodig zijn voor (de voorbereiding op) een rechtszaak en
      4. in afwachting van de beoordeling van een bezwaar.
    • Intrekking van toestemming: u hebt dit recht voor zover wij van uw gegevens verwerken op basis van uw toestemming. U hebt te allen tijde het recht een eenmaal gegeven toestemming in te trekken. Dat heeft voor het verleden geen gevolgen, maar betekent wel dat wij die gegevens dan niet meer mogen Verwerken. Het kan zijn dat HuneBouw u daardoor bepaalde diensten niet meer kan leveren.

    Gebruik maken van bovenstaande rechten? In de meeste gevallen is een e-mail aan privacy@hunebouw.nl genoeg om gebruik te maken van de voornoemde rechten. Indien wij twijfelen over de geldigheid van uw identiteit kunnen wij andere maatregelen instellen om deze te achterhalen. Bijvoorbeeld doordat er aan u verzocht wordt om een kopie van uw identiteitsbewijs aan ons te leveren. Dit gebeurt altijd op de manier zoals voorgeschreven door de Rijksoverheid. In de meeste gevallen zal een minder ingrijpende wijze van identiteitsbewijs volstaan. Het gebruik maken van de genoemde rechten is kosteloos; behoudens misbruik.

    We wijzen u er graag op de hiervoor beschreven rechten geen absolute rechten zijn. Er kunnen omstandigheden zijn die maken dat HuneBouw niet aan een bepaald verzoek gehoor kan geven. We zullen ieder verzoek steeds op zijn eigen merites beoordelen. Mochten we aan een bepaald verzoek geen gehoor (kunnen) geven, dan maken we dit uiteraard gemotiveerd aan u kenbaar.

Plichten

HuneBouw verwerkt gegevens altijd op grond van een gerechtvaardigd belang. Persoonsgegevens worden nimmer doorverkocht aan een derde partij.

Gegevens welke wij noodzakelijk achten om te verzamelen, zijn minimaal benodigd om onze diensten naar behoren uit te voeren. Indien deze gegevens niet aan HuneBouw worden verstrekt, is het niet mogelijk om de diensten adequaat uit te voeren.

Indien het noodzakelijk blijkt om gegevens te delen met enig derde partij, zal hiervoor altijd toestemming worden gevraagd. Dit kan door middel van wijzigingen in de privacyverklaring van HuneBouw of door de directe vraag van toestemming.

Tevens behoud HuneBouw zich het recht om gegevens te openbaren, indien dit wettelijk vereist is of HuneBouw dit gerechtvaardigd acht om te voldoen aan een juridische procedure. Dit zal tevens het geval zijn wanneer het gaat over eigendomsrechten of algemene bescherming van HuneBouw. Hierbij wordt waarborging van uw privacy te allen tijde in acht genomen.

Kan deze privacyverklaring worden gewijzigd?

Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd, bijvoorbeeld als gevolg van een wetswijziging of een relevante wijziging van de bedrijfsvoering van HuneBouw. Wij adviseren je daarom regelmatig de privacyverklaring na te lezen op eventuele wijzigingen. Wijzigingen worden aan u bekendgemaakt, door toezending van het aangepaste privacyverklaring of via onze website. De actuele versie van deze privacyverklaring is altijd te vinden via: hunebouw.nl.

HuneBouw kan uw persoonsgegevens - onder voorwaarden - verwerken voor doeleinden die nog niet vermeld staan in deze privacyverklaring. In dat geval zal HuneBouw daarover contact met u opnemen alvorens zij uw gegevens gebruikt voor deze nieuwe doeleinden, om u op te hoogte te stellen van de wijzigingen in onze privacyverklaring en om u de kans te bieden verwerking voor die nieuwe doeleinden te weigeren.

Heeft u nog vragen over onze privacyverklaring? Neem dan gerust contact op via de onderstaande gegevens.
privacy@hunebouw.nl
0528 - 22 70 70
Stephensonstraat 3 | 7903 AS | Hoogeveen
Postbus 170 I 7900 AD I Hoogeveen
KvK Nr. 04023966

Laatste update: 20-10-2020